Berdasarkan Keputusan Mendiknas, Nomor : 126/O/2002,  tgl 31 Juli 2002, tentang : Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Negeri Pontianak, pasal 7, disebutkan :

1. Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, adalah unsur pembantu pimpinan di bidang akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direktur.
2. Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, dipimpin oleh seorang Kepala.

Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mempunyai fungsi (ps. 9)

• Pelaksanaan administrasi akademik,
• Pelaksanaan administrasi kemahasiswaan,
• Pelaksanaan administrasi perencanaan dan sistem informasi,
• Pelaksanaan administrasi registrasi,
• Pelaksanaan administrasi kerja sama.

Berdasarkan Statuta Politeknik Negeri Pontianak, Bab IX, pasal 52, ayat 2, disebutkan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan terdiri atas :

• Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, terdiri dari :
• Sub Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi.

Sedangkan secara operasional, berdasarkan Surat Keputusan Direktur Politeknik Negeri Pontianak, Nomor : 0217/K15/KP/2008, tanggal 29 Januari 2008, tentang : Pengangkatan dan Penempatan Kembali Pejabat Struktural dan Non Struktural di lingkungan Politeknik Negeri Pontianak, Susunan Organisasi Bagian AAKPSI adalah, sebagai berikut :

1. Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, terdiri dari : Urusan Administrasi Pendidikan, Urusan Pembinaan Mahasiswa dan Registrasi.
2. Sub Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi, terdiri dari : Urusan Perencanaan, Urusan Sistem Informasi.

Berdasarkan landasan yuridis formal seperti tersebut di atas, tugas pokok dan fungsi Bagian AAKPSI Polnep adalah, sebagai berikut :

• Pelayanan Administrasi Akademik,
• Pelayanan Administrasi Kemahasiswaan,
•  Pelayanan Administrasi perencanaan,
• Pelayanan Administrasi Statistik dan Informasi.